Joutsan Joutopäivät 6.-7.7.2024
Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOLAIN MUKAINEN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu, miten Joutopäivät käsittelee asiakkaiden ja verkkopalveluiden käyttäjien henkilötietoja ja miten henkilötietojen käsittelyyn voi vaikuttaa. Henkilötiedolla tarkoitetaan sellaista tietoa, josta yksittäinen henkilö on suoraan tai epäsuoraan tunnistettavissa. Noudatamme toiminnassamme soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisterinpitäjä ja tietojen käsittelijä noudattavat toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Lue lisäksi Facebookissa Instagramissa toteutettujen arvontojen säännöt tästä linkistä

Seloste käsittelytoimista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14

1. Rekisterinpitäjä

Taidelaitos Haihatus
Jousitie 68-70
19650 Joutsa

p. 040 – 1531488 (ma – pe klo 12-16)

haihatus@haihatus.fi

2. Rekisterin nimi ja tarkoitus

Joutsan Joutopäivien vapaaehtoisiksi ilmottautuneiden rekisteri, tapahtumaan vapaaehtoisten rekrytointia varten. Joutoviikon tapahtumajärjestäjien tiedot Joutoviikosta informoimiseen. Markkinamyyjiksi ilmottautuneet Joutopäivien markkinoiden järjestelyihin liittyvät tiedot. Arvontarekisteri koostuu Facebook ja Instagram arvontoihin liittyvästä viestinvaihdosta ja voittajan tiedoista.

Henkilötietoja kerätään myös ostaessa pääsylippuja ennakkoon. Lisäksi verkkosivusto kerää evästeitä.

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Joutopäivät ja Joutoviikko: Joutsan kunta ja Taidelaitos Haihatus
Joutopäivien markkinat: Torkel Design Oy

Joutopäivien ja Joutoviikon tiedoista vastaa:
Joutoviikon rekisteri: Paula Kinnunen (Joutsan kunta)
Vapaaehtoisten rekisteri: Minna Valtonen (harjoittelija, Humak).
Joutopäivien markkinamyyjien rekisteri: Minna Valtonen (harjoittelija, Humak), Toni Saikkonen (Markkinatorin järjestäjä, Torkel Design Oy)

Tietojen tarkastelu- ja käyttöoikeus prosessiin liittyvillä henkilöillä:
Kaisa Vigman (Taidelaitos Haihatus), Risto Puurunen (Taidelaitos Haihatus), Paula Kinnunen (Joutsan kunta).

4. Mihin tarkoitukseen henkilötietoja käsitellään?

Tapahtumajärjestämistä tukevan vapaaehtoisten rekrytointiin ja tehtävään kutsumiseen. Markkinatorimyyjäpaikkojen välittämiseen. Joutoviikon tapahtumien tiedottamiseen. Facebook ja Instagram arvontojen palkintojen välittämiseen.

5. Mikä on henkilötietojen käsittelyperuste?

Suostumus, henkilö ilmoittautuessaan vapaaehtoiseksi tuleviin tapahtumiin antaa luvan  henkilötietojen käsittelyyn.

Suostumus ,ilmoittautuessa Joutoviikon järjestäjätahoksi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn.

Suostumus, ilmoittautuessa Joutopäivien Markkinamyyjäksi antaa luvan henkilötietojen käsittelyyn.

Suostumus, hyväksyen arvonnan ehdot kommentoidessa arvontaan liittyvää kuvaa Facebookissa tai Instagramissa.

6. Mitä henkilötietoja rekisterissä käsitellään?

Vapaaehtoiset: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kielitaito, syntymäaika, ammatti, (vaatekoko), kiinnostus eri tapahtuman lajeihin, käytettävissä olevat päivät.

Luvat ja passit:

järjestyksenvalvojakortti

ensiapukortti

hygieniapassi

anniskelupassi

Joutoviikon tapahtumajärjestäjä: Nimi, puhelinnumero, verkko-osoite, sähköposti, tapahtuma-aika ja paikka.

Joutopäivien markkinamyyjät: Yhteyshenkilö, Yrityksen nimi, Y-tunnus tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, tarvittava aluekoko, myytävät tuotteet, myyntiaika, avotulen käyttö, sähköntarve, tauottajan tarve, laskutusmuoto.

Arvonta: nimimerkki tai nimi, arvonnan voittajan yhteystiedot.

7. Missä tietoja säilytetään ja kuinka kauan?

Tietoja säilytetään Google Drive tiedostoissa, joka on salasanalla suojattu, ja pääsy rajoitettu Joutopäivien järjestäjiin. Lisäksi Joutopäivien sähköpostissa, sekä Google Sheet-taulukoina One Drivessa tapahtuman järjestäjien tilien kautta..

Tietoja säilytetään kaksi vuotta. Päivittämättömät tiedot hävitetään.

Facebook ja Instagram -arvonnat: Kaikki osallistujiin ja voittajaan liittyvä viestintä tuhotaan 1 kk jälkeen, kun voittaja on tavoitettu ja palkinto on luovutettu voittajalle. Viestintä käydään Facebookin ja Instagramin omissa yksityisviesteissä.

8. Miten tietoja suojataan?

Taulukot ovat tallennettuina One Driveen, jonne pääsy on annettu vain Joutsan kunnan kanssa kumppanuussopimuksen tehneille tapahtuman järjestäjille, joiden kanssa on sovittu vapaaehtoishenkilöstön tietojen luovuttamisesta. Tiedostoihin pääsee käsiksi vain tapahtuman työryhmä salasanasuojattujen tilien kautta. Käytössä virusturva.

Facebook ja Instagram vastaavat omasta tietoturavastaan.

9. Luovutetaanko tietoja kolmannelle osapuolelle?

Kolmansilla osapuolilla ei ole itsenäistä oikeutta käyttää meiltä saamiaan tietoja toimeksiantoa laajempaan käyttöön. Varmistamme, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Joutoviikon tapahtumajärjestäjäksi ilmoittautuneen ennalta ilmoitetut tapahtumatiedot julkaistaan Joutopäivien verkkosivustolla.

Rekisterinpitäjä käyttää lipunmyyntinsä toteuttamiseen Holvi-palveluita. Katso Holvin tietosuojaseloste täältä.

10. Siirretäänkö tietoja EU/ETA- alueen ulkopuolelle?

Ei siirretä.

11. Lait tai säädökset, joihin käsittely perustuu

Henkilötietolaki, tietosuojalaki.

12. Joutopäivien tietojärjestelmä, jossa tiedot tallennettuina

Tiedot ovat tallennettuna Googlen Driveen.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, korjata, poistaa tai rajoittaa tietojen käyttöä tai poistaa rekistereissä olevia henkilötietojaan, otetaan yhteys joutopaivat@haihatus.fi.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä ilmoitus epäkohdasta henkilötietojen käsittelyssä valtakunnalliselle valvontaviranomaiselle.

15. Selosteen päivämäärä
Joutsa 5.4.2023